Door Michiel Bakker
Gepubliceerd in het Reformatorisch Dagblad.

In het kader van zijn studie sociologie verdiepte Van Vree (56) zich in de ontwikkeling van het vergaderen vanaf de middeleeuwen. Nadat hij in 1994 aan de Universiteit van Amsterdam promoveerde op het proefschrift “Nederland als vergaderland” richtte hij een vergaderkundig bureau op, het “eerste trainings en adviesbureau dat geheel gespecialiseerd is in vergaderen.”

De achterliggende decennia kenmerken zich volgens Van Vree door een gestage toename van het aantal vergaderingen in allerhande organisaties. Hij signaleert dat het aantal georganiseerde overlegmomenten toeneemt doordat veel bedrijven en instellingen voor steeds ingewikkelder vragen komen te staan. Ook valt het hem op dat steeds meer personen aan vergaderingen deelnemen. “Vaak wordt er tot diep in de organisatie vergaderd. Zelfs de conciërge kan er tegenwoordig niet meer omheen.”

De status van allerhande officiële besprekingen is lang niet altijd duidelijk, stelt Van Vree. “Veel mensen staan vooral de voorbeelden van democratische vergaderingen voor ogen, zoals die plaatshebben in de gemeenteraad, het parlement en tal van verenigingen.” Kenmerkend voor deze vergaderingen is volgens hem “dat iedereen op een gelijkwaardige wijze meepraat. Alle vertegenwoordigers moeten hun zegje over een onderwerp kunnen doen, of ze er nu verstand van hebben of niet.”
(…)

Spanningen
Van Vree wijst erop dat het democratische model niet zomaar kan worden doorvertaald naar bedrijven en instellingen. “Werknemers hebben vaak het idee dat iedere deelnemer een gelijkwaardige inbreng heeft, terwijl er in de praktijk sprake is van onderscheid op basis van hiërarchie of deskundigheid. Een schijndemocratie kan gemakkelijk spanningen oproepen. Mensen voelen zich bekocht als blijkt dat bijvoorbeeld een leidinggevende niet automatisch de wil van de meerderheid volgt. Maar in een bedrijf hoeft dat niet altijd.”

Recent onderzoek toont aan dat bijna 50 procent van de werkende Nederlanders de helft of meer van de vergaderingen op het werk niet nuttig vindt. “Het gaat in zekere zin om een subjectief gevoel”, reageert Van Vree. Toch is het zijn ervaring dat binnen veel organisaties de vergadertijd met 30 tot 50 procent kan worden verminderd. Dat begint door de onderwerpen waarover wordt gesproken eens kritisch tegen het licht te houden. “Soms wordt er vergaderd over zaken die net zo goed kunnen worden afgedaan in een bilateraal overlegje. Of het gaat over beslissingen die je in goed overleg prima kunt toevertrouwen aan de meest deskundige op dat terrein, bijvoorbeeld de chef. Daarover hoeft niet iedereen mee te denken of te praten. Op die manier kun je de vergadertijd vaak behoorlijk terugbrengen.”

Regelmatig gaat er volgens Van Vree ook kostbare tijd verloren doordat mensen over de verkeerde onderwerpen vergaderen. “Beleidsmakers moeten niet te lang stilstaan bij operationele zaken. Andersom heeft uitvoerend personeel niet de taak uitvoerig over beleidsmatige vragen te spreken. Toch zie je dat daaraan in de praktijk soms veel tijd wordt besteed, terwijl bij voorbaat vaststaat dat het niets zal opleveren, omdat een beslissing nu eenmaal is genomen.”

Tijdens de trainingen die hij geeft merkt de vergaderkundige dat veel Nederlandse bedrijven sterk consensusgericht zijn. Dat principe is in zijn ogen te ver doorgeschoten. “In het democratische model geeft iedereen zijn mening, wordt er gediscussieerd en uiteindelijk wordt de knoop doorgehakt door te stemmen. In bedrijven bestaat soms de neiging net zo lang ergens over te praten totdat iedereen het met elkaar eens is, terwijl dat helemaal niet noodzakelijk is.”

Van Vree noemt het belangrijk dat vooraf duidelijk is wie de “eigenaar” is van een vergadering of van afzonderlijke agendapunten: degene die er inhoudelijk verantwoordelijkheid voor draagt en er verder mee aan de slag moet. “Stel dat een kwestie ligt op het terrein van de financieel directeur. Je kunt afspreken dat iedereen die dat wil zijn mening erover geeft, zonder dat je er eindeloos over doorpraat. Als alle argumenten op tafel zijn geweest neemt de verantwoordelijke persoon zijn beslissing. Dat is een duidelijke afspraak, die kan voorkomen dat er al snel een rookgordijn ontstaat.”

Bestaat daarmee het gevaar dat iemand los van de meningen die te berde worden gebracht gewoon zijn eigen koers vaart? “Dat is mogelijk. Als dat uiteindelijk in een verkeerd plan resulteert, zal dat vanzelf blijken. Dan is er iets mis met het functioneren van de desbetreffende persoon. Dat los je niet op door eindeloos te vergaderen.”
(…)