Door Annette Posthumus
Gepubliceerd in De Volkskrant 2011

Van conciërge tot aan directeur: vergaderen doen we allemaal. En niet zo’n klein beetje, ook. Leidinggevenden vullen er vijftig tot bijna honderd procent van hun tijd mee: onderhandelen, informatie uitwisselen, problemen oplossen en besluiten nemen. Al dat vergaderen in Nederland kost aan bruto loon 60 miljard euro per jaar: 30 miljard aan het vergaderen zelf, 16 miljard aan voorbereiden en 14 miljard aan reizen. Dat blijkt uit onderzoek van Wilbert van Vree, directeur gevaar van de vergaderwijzer.nl. Hij schreef een vergaderwijzer voor ‘alle voorzitters van Nederland’.

Volgens Van Vree wordt er een hoop tijd en energie verspild aan verkeerd vergaderen. Een vergadering hoeft niet saai en inefficiënt te zijn. Als de voorzitter maar een aantal belangrijke zaken voor ogen houdt. Een van de belangrijkste is: een goede voorbereiding. Van Vree: ‘De voorzitter is als het ware eigenaar van de vergadering. Hij bepaalt wie er aanwezig zijn, waar
en wanneer de vergadering wordt gehouden en selecteert de onderwerpen. ‘De voorzitter maakt de deelnemers van de vergadering eigenaren van de agendapunten, zodat hij of zij zich tijdens de vergadering kan concentreren op de gespreksleiding en het bewaken van het algemene beleid.’

Ook belangrijk: het doel van de agendapunten moet duidelijk zijn. ‘Vergaderen omdat je dat nu eenmaal altijd op dinsdagochtend doet, is niet zinvol,’ aldus Van Vree. Iedereen moet aan het begin van de vergadering weten wat er bereikt moet worden. ‘Een voorzitter moet duidelijk zijn. Hij zegt bijvoorbeeld dit besluit is genomen en nu gaan we bespreken hoe we het gaan uitvoeren; ik wil weten of jullie problemen zien en hoe we die gaan oplossen.’ Zodat er niet vergaderd wordt alsof de beslissing nog open ligt. Iets wat nog heel veel voorkomt, aldus Van Vree.

Een goede voorzitter is in staat tijdens de vergadering mensen die veel aan het woord zijn op een nette manier af te kappen, voorkomt twee-gesprekjes en weet verlegen of stille deelnemers te stimuleren om mee te praten. Tevens houdt hij de tijd in de gaten. Aan het eind van de vergadering weet de voorzitter duidelijk te maken wat het `resultaat’ is: wat is er afgesproken; wie gaat het doen en wanneer moet het klaar zijn. Van Vree: ‘Het succes van een vergadering hangt voor een belangrijk deel af van de voorzitter.’ Maar andersom geldt dat ook, want, zo weet van Vree: ‘Uiteindelijk komen alleen degenen die het beste kunnen vergaderen en voorzitten aan de top.’

Door Frits Abrahams
Gepubliceerd in het NRC Handelsblad.

Er is veel vergaderleed, ook en misschien wel vooral in Nederland. Dat wil zeggen: wij vergaderen veel maar tegelijk klagen we dat het té veel is. De resultaten zijn kennelijk vaak niet concreet genoeg. Wat te doen? Nog meer vergaderen dan maar?
Onlangs verscheen een herziene uitgave van een nuttig boekje over vergaderen, Van Vree’s Vergaderwijzer. Het is van de hand van Wilbert van Vree, in 1994 gepromoveerd op het boek Nederland als vergaderland. Van Vree beschrijft de voetangels en klemmen van de vergadercultuur en hij geeft tips hoe daaraan te ontkomen.

Ik moet me beperken tot de punten die me het meest aanspraken. Zelf ben ik nooit een gretig vergaderaar geweest, maar ik zie wel de noodzaak ervan – als het maar goed gebeurt.

Van Vree raadt aan niet langer dan anderhalf uur ononderbroken te vergaderen. Hij vindt dat je een begin- én eindtijd moet vaststellen. De vergaderingen moeten bij voorkeur in de ochtend worden gehouden, als iedereen nog fris is. Hij is voorstander van staand vergaderen („stoelen kweken zitvlees’”). Dat is inderdaad niet zo gek, ik voorspel alleen problemen met de oudere werknemer. Bij Le Monde werd ook staande vergaderd, en niet langer dan een uurtje, maar het heeft de aftakeling van die krant niet verhinderd.

Een vergadering mag niet saai zijn, vindt Van Vree, er moet eigenlijk elke vijf minuten iets gebeuren „dat de deelnemers doet opveren”. De voorzitter dient met een krachtig statement te openen, waarna een korte rondvraag met highlights volgt en binnen een kwartier het belangrijkste punt op tafel ligt. De afsluiting moet positief zijn, want „de laatste indruk blijft het langst hangen”.

Zaak is breedsprakige sprekers snel af te kappen: „Je standpunt is duidelijk. Nu wil ik graag weten of iemand nog iets heeft toe te voegen.” Er zijn „bekende kletswetten”, stelt Van Vree. Eén zo’n wet: „Hoe onbelangrijker een onderwerp, des te langer wordt erover gesproken.” Een andere kletswet die ik zelf heb bedacht: „Hoe langer de vergadering duurt, des te meer kans op herhaling van beweringen”. Daarom ga ik vaak weg in de pauze van openbare bijeenkomsten. Na de pauze eisen witte wijn en vermoeidheid hun tol.

Van Vree bepleit een evenwicht tussen het aantal vrouwelijke en mannelijke deelnemers. Hij citeert Neelie Kroes, die vindt dat vrouwen efficiënter vergaderen. Van Vree lijkt hier op de feministisch-correcte toer, maar ik moet hem gelijk geven. Mannenvergaderingen zijn misschien wel gezelliger, maar dat komt ook doordat er meer geouwehoerd wordt. De hele afdeling gaat op de schop, vervolgens het hele bedrijf en ten slotte de hele wereld. Daarna nog even over het voetballen van gisteren. Eén belangrijk punt laat Van Vree helaas in het vage. Hij citeert Ben Verwaayen, ex-topman van British Telecom: „Ondergeschikten zeggen in een vergadering niet wat ze vinden, omdat ze de baas niet willen tegenspreken.” Van Vree wijst erop hoe Obama dit oplost: hij vraagt juist naar de dissidente mening.

Dat is prachtig, en ik hoop dat Obama dit volhoudt, ook als het in Afghanistan uit de hand loopt, maar voor de doorsnee werknemer blijft het een groot probleem. Ik hoor net dat Frank de Grave door de nieuwe tragische volksheld Dirk Scheringa subiet werd ontslagen toen hij lastige vragen begon te stellen. Zo gaat dat. Daarom gaan ondernemingen ten onder.