Uit GBIO en OR.
Door Wilma Mik

Je bent vers OR-lid en maakt je borst vast nat voor het echte werk: vergaderen! Bij nader inzien zinkt de moed je in de schoenen: dat eindeloze, slaapverwekkende geouwehoer. Het kan ook anders, weet Wilbert van Vree – de vergaderdeskundige van Nederland.

Wat moet je tijdens een vergadering vooral niet doen?
‘De meeste vergaderingen lijken op kluitjesvoetbal. Iedereen probeert de bal te krijgen en te scoren. Daardoor loopt iedereen elkaar in de weg en wordt er helemaal niet gescoord. Je kunt veel meer als een team opereren als je taken verdeelt, met commissies gaat werken en dus toestaat dat zich specialisten ontwikkelen in je OR. Je moet ze dan wel de ruimte bieden om het voortouw te nemen in de vergadering en jezelf wat gedeisd houden. Vertrouwen is daarbij een absolute voorwaarde. En ze mogen best een keer een fout maken. Wie geen fouten mag maken, leert ook niets. Denk aan de man die een paar miljoen van zijn baas had verspeeld. “Je zult me wel ontslaan”, zei hij tegen zijn baas. Waarop die reageerde: “Ben je gek. Ik heb net een paar miljoen in je geïnvesteerd.”

Heeft een OR-vergadering eigen kenmerken?
‘Een OR is een bijzonder orgaan en een OR-vergadering wijkt af van andere vergaderingen in het bedrijf, die bedrijfsmatige principes volgen. De baas is de voorzitter, die bepaalt de agenda en wat eruit moet komen. In een OR-vergadering heeft iedereen één stem, het is een democratische vergadering volgens politieke principes. In de politiek is vergaderen vechten met woorden. Dat zie je in de overlegvergadering ook wel terug, die is dan een alternatief voor staken, traineren en obstructie voeren. Bij een OR-vergadering is het veel meer een kwestie van puzzelen. Iedereen heeft een stukje van de puzzel. Door ze bij elkaar te leggen, krijg je een totaalplaatje. Dat hoeft helemaal niet via strijd. Door gewoon informatie uit te wisselen breng je het idee op een hoger plan.’

Wat is de rol van de voorzitter?
‘Die is cruciaal. Bij de keuze van een voorzitter moet je niet over een nacht ijs gaan. Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat hij het een half jaar probeert en dat er dan een evaluatie volgt. Veel voorzitters hebben daar ook behoefte aan. Spreek je niets af dan is het heel moeilijk om halverwege de rit te zeggen: je deugt niet. Een voorzitter moet vooral een coach zijn die zorgt dat alle leden betrokken en gemotiveerd zijn en het gevoel hebben dat ze een zinvolle bijdrage kunnen leveren. Zeker de helft van de taken van de voorzitter zit in de voorbereiding. Hij moet zorgen dat de juiste mensen de juiste stukken krijgen, zich voorbereiden en ze daarbij helpen. Hij richt zich op het proces en besteedt inhoudelijke zaken uit.’

Wat is het grootste misverstand over vergaderen?
‘Dat je denkt dat je goed kunt vergaderen zonder voorbereiding. Dan duren vergaderingen erg lang, er gebeurt te weinig, je leert niets, het niveau is laag. Met als gevolg dat mensen het minder leuk gaan vinden en afhaken. Om die vicieuze cirkel te doorbreken kun je bijvoorbeeld een keertje een uur van de vergadertijd afhalen en in voorbereiding steken. Je kunt ook afspreken hoe je punten aanlevert. Niet zomaar een nota op tafel leggen. Zorg dat er een samenvatting bij zit en een paar kernvragen die tijdens de vergadering beantwoord moeten worden. Zo maak je het de mensen gemakkelijk en houd je ze scherp.’

Nog meer vergadertips?
‘Je moet geregeld stil staan bij de wijze waarop er wordt vergaderd. Stel een aantal vuistregels op: we beginnen op tijd, we vergaderen niet langer dan zoveel uur, als iemand zich onprettig voelt in de vergadering moet hij dat kunnen zeggen, etc. Zulke regels bieden houvast en je kunt er in een evaluatie op terug komen. Doe je dat niet dan sluipen er allerlei ongewenste mechanismen is. Mensen gaan dingen opkroppen en als die er dan uitkomen, gebeurt dat vaak heel negatief. Of iemand doet nooit een mond open, omdat hij zich niet vrij voelt. Terwijl het een heel ijverige kracht kan zijn met goede ideeën. Daar maak je dan geen gebruik van. Je moet je er dus vanaf het begin bewust van zijn dat allerlei dingen fout zullen en kunnen gaan en je elkaar moet helpen.’