Kenmerken van een goede vergadering

• Iedere deelnemer kan zijn zegje doen vanuit zijn specifieke verantwoordelijkheid (raadsleden, bestuurders, ambtenaren en burgers).
• Er wordt op maat vergaderd: doel en werkwijze zijn op elkaar afgestemd.
• Discussies en gesprekken zijn boeiend en onderhoudend en duren niet langer dan nodig.
• Sprekers beperken zich tot hoofdlijnen, dwalen niet af, weiden niet uit, herhalen niet.
• Voorzitter bewaakt doel, procedure en prettige samenwerking en wordt daarbij zo nodig geholpen door deelnemers.

Wat kan een griffier bijdragen aan de verbetering van het vergaderen?

• Structurele kant (vergadermodel, zaal, agenda).
• Culturele kant (gewoonten, regels, manieren, deskundigheden en vaardigheden).
• Persoonlijke ondersteuning van voorzitters en vergaderaars.

Structurele kant

• Ander vergadermodel invoeren (Almere, Apeldoorn, Zutphen, Bos en Lommer, Zutphen enz.).
• Andere inrichting van vergaderzaal.
• Beter format voor agenda en voorlegger en ‘duale’ vergaderstukken.

Kenmerken nieuwe vergadermodellen

• Fasering van de besluitvorming in diverse typen vergaderingen (met aangepaste werkwijzen en verslaglegging).
• Meerdere (typen) vergaderingen op één avond, deels gelijktijdig in 2-wekelijkse cyclus.
• Contact met burgers (van informeel tot formeel).
• Parallelle sessies (commissies):
• Informatief, verkenning, beeldvorming.
• Menings- of oordeelsvorming.
• Plenaire sessies (raadsvergadering):
• Debat en stemming.
• Vragenuurtje, actualiteiten.
• De dominantie van de termijnen-en-rondjes-aanpak blijft vaak in stand.

Tips agenda opstellen

• Open punten beperken.
• Agenderen in volgorde van belangrijkheid.
• Bij elk punt: toelichting/positionering, doel, werkwijze, indiener, tijd.
• Tijdsplanning maken met pauzes.
• Maak twee agenda’s: voor raad en voor publiek (op papier en website).

Culturele kant

• Popularisering van het ordereglement.
• Gevarieerde, doelmatige werkvormen bevorderen.
• Voorzitters (en raadsleden) door anderen of door elkaar laten trainen en/of coachen.
• Resultaten van de training verbreiden onder raadsleden d.m.v. presentatie, handboek, kaartjes op tafel.
• Vergaderingen af en toe evalueren (het is nooit klaar).

Persoonlijke kant

• Overleg vóór de vergadering.
• Diplomatieke ondersteuning van de voorzitter tijdens de vergadering.
• Buiten de inhoud blijven, geen politieke speelbal worden.
• Ordereglement bij de hand hebben.
• Inleiden van punten: doel, werkwijze en tijd.
• Tijd bewaken, deelnemers alert houden.
• Spreekbeurten verdelen.
• Samenvatten en concluderen.
• Zorgen voor een adequate verslaglegging.
• Voorzitter feedback geven na de vergadering.