Wat kan een griffier bijdragen aan de verbetering van het vergaderen?

Structureel

• Blijf werken aan het ‘ideale’, op maat gemaakte vergadermodel.
• Richt de vergaderzaal doelmatige en ‘duaal’ in.
• Vergader met commissies ook op lokatie, in de buurt.
• Maak een overzichtelijke agenda met voorlegger en ‘duale’ vergaderstukken.
• Op agenda: geen open punten; bij elk punt een toelichting/positionering, doel, werkwijze, indiener, tijd; tijdsplanning met pauzes.
• Stel een publieksvriendelijke versie van de agenda beschikbaar.
• Faseer de besluitvorming: 1. oriënterend of informatief (met deelname van portefeuillehouder en desgewenst burgers), 2. meningvormend (zonder deelname van portefeuillehouder en burgers), 3. politiek debat en stemming in voltallige raad.

Cultureel

• Bevorder het gebruik van verschillende werkvormen afgestemd op de fase van besluitvorming.
• Laat voorzitters (en raadsleden) trainen en/of coachen en spelregels vaststellen.
• Verbreid de spelregels onder raadsleden d.m.v. presentatie, handboek, kaartjes op tafel.
• Evalueer vergaderingen af en toe.

Persoonlijk

• Overleg vóór de vergadering met de voorzitter en onderseun hem/haar op diplomatieke wijze tijdens de vergadering.
• Blijf buiten de inhoud, word geen politieke speelbal van de politiek.
• Houd het ordereglement bij de hand.
• Zorg dat elk agendapunt wordt ingeleid: doel, werkwijze en tijd.
• Help de voorzitter met tijdbewaking, verdeling van spreekbeurten, samenvatten en concluderen.
• Zorg voor een adequate verslaglegging.
• Geef de voorzitter (en eventueel ook raadsleden) feedback na de vergadering.