• Maak een keuze tussen vergaderen of niet vergaderen (zie beslisboom).
  • Nodig alleen mensen uit die een productieve bijdrage kunnen leveren.
  • Maak een doelmatige agenda en geef bij agendapunten doel en werkwijze aan:
  • Doel: beeldvorming, probleem-/kansverkenning. werkwijze: presentatie (laten) geven, elkaar bevragen, onderzoeken.
  • Doel: ontwikkeling van ideeen. Werkwijze: alternatieven bedenken, brainstormen, ideeën ordenen.
  • Doel: meningsvorming. Werkwijze: discussie over voors en tegens, meningen en visies aftasten.
  • Doel: besluitvorming. Werkwijze: proceshouder adviseren, voorstellen filteren op basis van criteria, discussiëren tot consensus, stemmen.
  • Doel: spanningen reguleren. Werkwijze: onderhandelen, counselen, teamuitje.
  • Doel: professionalisering. Werkwijze: studie, training, scholing.
  • Geef bij elk punt een paar kernvragen als huiswerk.
  • Maak een tijdsplanning per punt of per 20 minuten.
  • Kies een doelmatige locatie:
  • Zonder dat we het altijd goed beseffen heeft de ruimte waarin we vergaderen grote invloed op ons gedrag en de resultaten van het overleg. Het is belangrijk dat mensen zich thuis en op hun gemak voelen, zodat ze creatief kunnen nadenken en productief met elkaar kunnen spreken.
  • Denk goed na wat u wilt bereiken en welke locatie daarbij het beste past. Er zijn tal van bedrijven, zoals Coolrooms.nl, die er een ware sport van gemaakt hebben om vergaderruimtes aan te bieden die handig en geschikt zijn om het beste uit een vergadering te halen.
  • Als je zo’n ruimte huurt, kom je terecht in een inspirerende en vernieuwende omgeving waar je je voordeel mee kunt doen.