Uit het Haarlems Dagblad
(in vele regionale bladen herdrukt, b.v. in het Zwols Dagblad.

Door Paul de Tombe

Was het ons dit allemaal waard?’

Ooit een medewerker door de telefoon horen zeggen dat de manager niet bereikbaar is omdat hij/zij ‘toevallig net op het toilet zit’, of ‘uitgebreid met de wederhelft zit te bellen?’ Nee toch zeker.
Een beetje manager zit altijd altijd in vergadering. Nederland vergadert zich suf. Zonder zich af te vragen wat het allemaal kost. “Eenendertig miljard per jaar”, volgens Wilbert van Vree, “maar dat ‘ziet’ bijna niemand.” Daar heeft de enige vergaderkundige van dit land wat op gevonden: de vergadermeter. Een apparaat dat nauwgezet tijd en kosten van een bijeenkomst bijhoudt. Nog niet massaal in de verkoop, “maar leuk te gebruiken bij projecten. Het is behoorlijk confronterend.”

Op verzoek stelt Wilbert van Vree de vergadermeter in aan het begin van het gesprek. “Dit is’ m”, wijst hij op een apparaatje dat een digitaal klokje bevat met daaronder een display waarop het geldbedrag kan worden afgelezen. Grappig detail: een zandloper doet dienst als aan- en uitknop. Van Vree verbindt de vergadermeter met een computer waar de bruto-uurtarieven
van de geprekspartners zijn ingevoerd, verhoogd met 35 procent overheadkosten. Het apparaat rekent de gezamenlijk uurtarieven meteen om in de kosten van de vergadering. Iedere deelnemer kan dus in één oogopslag zien hoeveel geld met het gepraat is gemoeid. “Heel belangrijk”, volgens de Amsterdamse socioloog, “want het kan leiden tot bewuster vergaderen.”
En dat nu is precies ‘de missie’ van Van Vree, die zes jaar geleden promoveerde op het proefschrift Nederland als vergaderland. Sindsdien heeft hij als directeur van het Amsterdamse Vergaderkundig Bureau dat zijn naam draagt zo’n vijftig bedrijven, scholen, zorginstellingen en gemeenten doorgelicht en van advies voorzien. Zijn ervaring: “Er wordt in Nederland te veel, te lang en niet goed vergaderd.

Het kan allemaal minder en beter.

Vergaderen wordt echter zelden in een economisch perspectief gezien, terwijl er toch 10 tot 15 procent van de totale personeelskosten mee gemoeid is. Minder en beter vergaderen kan dus tot een aanzienlijke besparing leiden. Maar de tijd en de kosten die wij aan vergaderen besteden, staan in schril contrast tot de geringe aandacht voor mogelijke verbeteringen.”

Daar komt Van Vree in beeld met zijn bureau, dat organisaties helpt bij het invoeren van een ‘slagvaardige en inspirerende vergadercultuur’. Vijftig tips om dat te bereiken heeft hij gebun-deld in een ‘Vergaderwijzer’. Een paar van zijn suggesties: Hou vergaderingen spannend. Spreek tevoren af wie er gaat beslissen, “in plaats van eindeloos te emmeren om consensus te bereiken.” Maak een workshop van de vergadering. Neem regelmatig pauzes.
En de meest onconventionele: Vergader ook eens staande. “Dat kan helpen de bijeenkomst dynamischer te maken.”

Het is volgens hem allemaal hard nodig, vooral in Nederland. Misschien wel het vergaderland bij uitstek. Zeker nu het ‘overleg’ sinds de jaren zestig van de vorige eeuw is uitgezaaid naar alle geledingen van de maatschappij en via de ondernemingsraden ook doordrong in de lagere echelons van het bedrijfsleven. Gevolg van de democratiseringvan het arbeidsbestel. “Voordien werd werknemers gewoon verteld wat ze moesten doen, daarna zijn steeds meer
lagen mee gaan praten.”

Het heeft als voordeel dat steeds meer mensen bij de organisatie betrokken raken, met een groter draagvlak en minder staking als gevolg. Aan de andere kant staat: Wie niet vergadert, telt niet meer mee. “Wie hogerop wil komen in onze samenleving moet een ladder van vergaderingen beklimmen. En hoe hoger de functie, hoe meer er wordt vergaderd. Managers besteden er de helft van hun werktijd aan, sommigen zelfs honderd procent”, weet Van Vree, die dat mede wijt aan de ‘status’ die vergaderen heeft. Status die niet alleen tot uiting komt in het vergaderen om het vergaderen, maar ook in de vergaderingsrituelen. “Het spreken via meneer de voorzitter, het opvoeren van nietszeggende agendapunten als w.v.t.t.k.” Wat verder ter tafel komt bij hem, is waar die status vandaan komt. Na zijn onderzoek voor zijn proefschrift, dat ook als boek is uitgegeven, weet hij dat exact. “Uit de regententijd; de zeventiende, achttiende eeuw. Regenten gebruikten vergaderingen om zich te onderscheiden. Dat was statig, deftig en dat zie je nu nog terug. Hogere functies worden veelal aangeduid met vergadernamen: president en secretaris bijvoorbeeld.”

“De vergaderingen zelf hebben nog een langere historie in Nederland”, zegt Van Vree. “Wij zijn het enige land ter wereld dat al ruim 400 jaar door vergaderingen wordt geregeerd. Na de Tachtigjarige Oorlog kwam de macht in handen van burgers en boeren. Waar in andere landen adel en geestelijkheid de dienst uitmaakten, was in de Republiek der Nederlanden niemand daarvoor machtig genoeg. Daarom moest er voortdurend overlegd worden. Dat is met twee onderbrekingen (de Franse en de Duitse bezetting) altijd zo doorgegaan.”

Vandaar dat het vergaderen zo diep geworteld is in de Nederlandse cultuur. “Het is misschien niet typisch Nederlands, maar het Nederlands is wel de enige taal waarin één enkel woord bestaat voor vergaderen. Engelsen, Fransen en Duitsers hebben daar omschrijvingen voor nodig: To hold a meeting, ténir une réunion eneine Versammlung abhalten. Nederlanders kunnen zich ook het beste handhaven door drie dingen te leren: de eigen taal, fietsen en vergaderen.
Buitenlanders zouden hier het beste integreren als ze de vergadertaal leren.” Van Vree heeft er als eerste in Nederland zijn beroep van gemaakt om de kwaliteit van het vergaderen te verbeteren. Daartoe heeft hij met enige anderen eind 1998 het Nederlands Vergaderkundig Instituut opgericht. “Daarmee willen we een groot onderzoek gaan doen om een aantal zaken te weten te komen. Het verschil in vergaderen tussen branches bijvoorbeeld.

Hoeveel het echt kost, want die 31 miljard is nog maar een voorzichtige schatting. Wezenlijke informatie, want het vergaderen zal altijd blijven. De moderne communicatie-technieken kunnen de tijd ervan wel bekorten en het reizen overbodig maken, maar de belangrijke besluiten zullen toch altijd ‘face-to-face’ worden genomen. Bovendien wordt het werk individueler en ingewikkelder, wat coördinatie belangrijker maakt. Het aantal vergaderingen zal dus niet minder worden. Maak ze dan leuker, spannender, inspirerender, doelmatiger.”

Hulpmiddel bij ‘bewuster’ vergaderen kan zijn vergadermeter zijn. Na een uur en drie kwartier wijst de geldrol op het apparaat aan dat dit tweegesprek (tegen een gezamenlijk uurtarief van 330 gulden) precies 580 gulden heeft gekost. “Dat is het leuke ervan”, zegt Van Vree. “Je ziet zo’n bedrag en je kunt je onmiddellijk afvragen: was het ons dit allemaal waard?”