Enkele passages uit dit artikel, gepubliceerd in Spits, het gratis verspreide ochtendblad.
Door Margreet van Beem

Buiten lonkt de zon, thuis wachten de barbecue en de rosé. Binnen in het kantoorgebouw echter neemt een collega ruim de tijd voor agendapunt twee. Niet alleen hoogst vervelend, maar ook nog eens verspilde tijd. Lang vergaderen is volgens deskundige Wilbert van Vree onnodig. Elk bedrijf kan volgens hem zeker dertig procent minder vergaderen. Hoe? Door letterlijk meer met de vuist op tafel te slaan.

Vraag een werknemer wat hij of zij niet leuk vindt aan werken en vrijwel zeker wordt ‘vergaderen’ genoemd. Logisch, want op een enkele vergadertijger na vindt bijna niemand er wat aan. Toch wordt in een gemiddeld bedrijf zo’n tien tot vijfentwintig procent van de werktijd besteed aan ‘ouwehoeren’, zegt Wilbert van Vree, tien jaar geleden gepromoveerd op het onderwerp en nu directeur van Vergaderkundig Bureau Van Vree. Vooral Nederlanders spannen de kroon. “Het is niet zodat het in andere landen sneller gaat, het is overal een puinhoop. Maar het is wel typisch Nederlands dat er zoveel mensen meevergaderen. Hier praten ook de mensen in de lage posities mee.” Dat van hoog tot laag overleggen komt door onze , wereldberoemde consensuscultuur, weet Van Vree, en is een van de oorzaken van de vaak eindeloos lange bijeenkomsten.

Zijn ervaring is dat de tijd die aan vergaderen besteed wordt soms zelfs gehalveerd kan worden. Zo zijn er een hoop dingen die duidelijk beter kunnen in veel bedrijven. “Veel vergaderingen beginnen te laat. Meestal moet er tien, vijftien minuten worden gewacht op een laatkomer. Ook wordt er vaak een slechte planning gemaakt. Of helemaal geen planning. “Als mensen zich slecht kunnen voorbereiden, duurt het langer.”

Wat ook niet helpt is dat mensen van praten houden, stelt Van Vree vast. “De meeste mensen houden van veel praten, net zoals mensen van veel eten houden. Maar van te veel word je te dik of de vergadering loopt uit.” Het is volgens hem dan ook belangrijk dat de aanwezigen een teken afspreken als de sessie te lang dreigt te duren. Of als de gemoederen te hoog oplopen. “In Engeland slaan ze met de ‘vuist’ (knokkels) op tafel en roepen ze ‘of order’. Dat kan midden in een gesprek als er iemand afdwaalt of eindeloos uitweidt. Je krijgt dan onmiddellijk het woord om je onvrede te uiten. Dat is een goede manier om de voorzitter te helpen als die niet durft in te grijpen. Of als de voorzitter zelf degene is die te lang aan het woord is”, lacht Van Vree.