Enkele passages uit dit artikel, gepubliceerd in het Algemeen Dagblad.
Door Nicole Gommers

Op de werkvloer wordt geen poot verzet zonder eerst eindeloos te vergaderen. Die vergaderitis veroorzaakt hoofdpijn en kost miljoenen euro’s.
Werkoverleg, bespreking, afdelingsbijeenkomst, tête-a-tête; er zijn vele omschrijvingen om dat éne woord te vermijden; vergaderen. Vergaderen wordt door veel werknemers geassocieerd met eindeloos geneuzel over agendapunten en knallende koppijn.

Vergaderen is bij velen een gehate bezigheid, en volgens Wilbert van Vree, vergaderkundige en eigenaar van Vergaderkundig Bureau Van Vree, is dat niet onterecht. Van Vree haalt bij bedrijven ‘de bezem door het vergadercircuit’ en woont daarom beroepsmatig vergaderingen van vele organisaties en bedrijven bij. De vergaderdeskundige krijgt vaak spontaan medelijden met de deelnemers van deze bijeenkomsten: “Veel vergaderingen duren eindeloos, veel langer dan nodig. Vaak wordt er helemaal geen pauze gehouden.” Geen zinvolle bezigheid, want ondanks sloten koffie trekken de deelnemers het eindeloze geklets niet. “Ze zitten te knikkebollen, tekenen wat op een papiertje of lopen zelfs weg. Als ze terugkomen, vragen ze waar het over ging, en begint het hele gesprek weer opnieuw.”

Oeverloos vergaderen is een ingesleten gewoonte, die zijn wortels heeft in de gouden eeuw. “Destijds begon een vergadering van de Staten-Generaal met het voorlezen van het verslag van de vorige vergadering. Alleen dat duurde al twee uur.” Volgens Van Vree lustten regenten juist wel pap van vergaderen. “Het zorgde ervoor dat ze zich belangrijk voelden.” Wat dat betreft is er sinds de 17e eeuw niet veel veranderd: hoe hoger de functie, des te meer vergaderingen er op het programma staan.

Onderzoeksgegevens van Van Vree wijzen uit dat directeuren gemiddeld maar liefst 80 procent van hun werktijd aan overleg besteden. Ook lager in de hiërarchie is het niet mis: “Een gemiddelde werknemer zit 18 procent van zijn werktijd in vergadering.” Ontevredenheid is er alom. Van Vree onderzocht in 2003 samen met onderzoeksbureau Interview-NSS hoe Nederlanders tegenover vergaderen staan. Eén op de drie ondervraagden gaf aan dat hij of zij teveel moet vergaderen.

Natuurlijk staat de zin van vergaderen niet ter discussie- op de werkvloer ontkom je nu eenmaal niet aan overleg. Maar volgens van Vree maken veel werkgevers een aantal klassieke fouten die ervoor zorgen dat vergaderingen langdradig en niet efficiënt zijn. “Ze willen té democratisch zijn. Vaak mag iedereen meepraten over belangrijke beslissingen. Er wordt gebabbeld totdat er overeenstemming bereikt is, wat vaak eindeloos duurt.”

De oplossing is simpel: “De voorzitter moet van tevoren goed nadenken over een agendapunt en een deskundige met beslissingsbevoegdheid aanwijzen. Niet iedereen hoeft uitgebreid zijn zegje te doen.” De ‘eigenaar van het agendapunt’ kan korte tijd besteden aan het aanhoren van meningen, maar het laatste woord ligt bij hem. “Sterker; meningen vergaren hoeft helemaal niet tijdens de vergadering te gebeuren. Dat kan ook in de wandelgang, via email of telefoon.”

Verder is van Vree ervan overtuigd dat veel werkgevers hun personeel lastigvallen met vergaderingen waarbij ze in wezen niets meer kunnen bijdragen. Het poldermodel als wassen neus. “Vaak zijn beslissingen al genomen, maar wordt er gedaan alsof het agendapunt ter discussie staat. Zonde van de tijd.”