Uit de Telegraaf

Door Emile Bode

De 6,4 miljoen Nederlanders met een baan besteden naar schatting 10 tot 25% van hun werktijd aan vergaderen. Dat zijn 25 tot 62,5 miljoen vergaderuren per jaar.
‘Nederland is misschien wel hét vergaderland van de Wereld’, zegt socioloog dr. Wilbert van Vree. ‘Toen de meeste naties nog werden geleid door krijgers, werden wij al geregeerd door vergadertijgers. Het zit in ons bloed. Zelfs het woord vergaderen is typisch Nederlands. Het komt van gade en dat betekent samen. De Nederlanders kunnen zich het beste handhaven door drie dingen te leren: de eigen taal spreken, fietsen en … vergaderen.’

Van Vree is gefascineerd door het fenomeen van groepsgewijs overleggen. Hij promoveerde vier jaar geleden op het proefschrift ‘Nederland als vergaderland’. Thans is hij directeur van het Vergaderkundig Burecau Van Vree en gaf onlangs in eigen beheer de leerzame Vergaderwijzer uit. De expert wacht eigenlijk nog op één ding: een benoeming tot hoogleraar Vergadertechnieken. Want volgens hem wordt het hoog tijd dat deze leerstoel in het leven wordt geroepen. ‘Temeer, omdat vrijwel niemand zich afvraagt of vergaderen nodig is. En hoeveel geld er kan worden verdiend als je het niet doet.’

Staatsvorm

Waarom speelt juist in onze samenleving het vergaderen een enorme rol? Van Vree: ‘Dat komt omdat wij al meer dan 450 jaar een democratische staatsvorm kennen. Daar waar andere landen heel lang door de adel en geestelijkheid werden geregeerd, kwam bij ons na de de Tachtigjarige Oorlog de macht al in handen van burgers en boeren. Daar komt bij dat politiek geweld in Nederland altijd uitzonderlijk is geweest. Wij beslechten conflicten door overleg. We spreken nu van het veelgeprezen poldermodel, maar dat is in feite niets anders dan dat werkgevers en werknemers problemen door onderhandelingen oplossen.’

Het vergaderen is allang niet meer het voorrecht van de elite. Sedert de jaren zestig is sprake van uitzaaiingen in alle geledingen van de maatschappij: ondernemingsraden, medezeggenschapsraden, kerkraden, studentenraden, leerlingenraden; er komt geen einde aan. In vrijwel elk bedrijf bestaan werkoverleggen. Van Vree vindt dat er veel te veel wordt vergaderd. Bij het minste of geringste wordt een samenkomst belegd: ‘Zelf adviseer ik bedrijven zo min mogelijk te vergaderen. Je kunt ook een kort, informeel werkoverleg op de vloer houden. Of een praatje bij de koffie- of kopieerautomaat. De redactie van het Franse dagblad Le Monde houdt dagelijks overleg, staande in een kring.’ Efficiënt overleg voeren kan tot aanzienlijke kostenbesparingen leiden. ‘Bedrijven schenken eindeloos aandacht aan verlaging van allerlei productiekosten, maar weinig managers vragen zich af hoeveel vergaderitis kost. Onlangs heb ik de vergadertijd bij een bedrijf met 25% weten terug te dringen. Dat levert geweldig veel geld op.

Beraadslagingen beheersen ons leven. ‘In dit land tel je pas mee als je meepraat’, zegt Van Vree. ‘Wil je in het bedrijfsleven en in de ambtenarij succesvol worden, dan moet je een ladder van vergaderingen beklimmen. Er zijn managers die bijna 100% van hun werktijd aan beraadslagingen besteden.’

De deskundige vindt dat het werk van een voorzitter schromelijk wordt onderschat: ‘Dit leidt ertoe dat vooral in de ambtenarij de vergaderkwaliteit diepbedroevend is. De noodzaak van de bijeenkomst is niet duidelijk, er is geen tijdsbesef, pratende en toekijkende groepjes bepalen de discussie, er wordt vooral aandacht geschonken aan de fouten van anderen en besluiten zijn niet helder geformuleerd. Vergaderoverlast wordt in dit land vaak voor lief genomen.

Onvoldoende mensen beseffen dat het voorzitterschap een vak is. Goede voorzitters zijn goud waard’. Hoe gaat de perfecte voorzitter te werk? ‘Om te beginnen moet je zorgen voor een niet te volle agenda. Stel niet alleen de begintijd vast, maar ook de eindtijd van de bespreking en begin met een krachtige opening, een korte warming-up. Houd druk op de ketel en doe aan tijdsbewaking. Nodig alleen mensen uit wier aanwezigheid noodzakelijk is en die een bijdrage kunnen leveren. Mensen die uitweiden moet je afkappen, en kom vooral niet aanzetten met nietszeggende agendapunten zoals bijvoorbeeld W.V.T.T.K.’. Pardon? ‘W.V.T.T.K! Wat Verder Ter Tafel Komt.’

Van Vree vindt het van groot belang dat de deelnemers het gevoel hebben dat ze tijdens een bespreking meetellen. ‘Het succes van overleg is sterk afhankelijk van de mate waarin men in staat is met elkaar meer te bereiken dan men alleen had gekund.
Maak de deelnemers eigenaren van agendapunten en deel complimenten uit aan mensen die goede ideeën hebben. Sluit de vergadering positief af. De laatste indruk blijft immers het langst hangen.’ Een perfecte voorzitter moet discussies beperken, want dat is iets voor de politiek. ‘Discussies leveren zelden resultaat op. Vermijd vooral discussies over de vraag wie gelijk heeft, want dan zijn er weer verliezers. Bovendien zijn vergaderingen ervoor om elkaar te inspireren en niet om elkaar af te maken.’

Pauzeren

De ochtend is de beste vergadertijd. ‘De meest ideale tijd is van 10.30 tot 12.00 uur. De mensen hoeven zich niet te haasten, zijn nog fris en na afloop wacht de lunch. Zorg overigens voor voldoende onderbrekingen. Laat het moment van pauzeren niet over aan de blaas. Pauzes zijn immers de poriën van een vergadering.’
Wat te doen als de voortgang van de bijeenkomst ernstig wordt belemmerd door rumoer, ruzies of wanordelijk gedrag? Van Vree: ‘Gebruik dan humor, of ga staan en verhef uw stem. Gebruik desnoods de aloude voorzittershamer. Dit voorwerp stamt immers af van de rituele strijdbijl die in vergaderingen van Middeleeuwse krijgers werd gebruikt om vonnissen te voltrekken. Tot de misdaden waarover men kon vonnissen behoorde ook wangedrag tijdens een vergadering. Zo ver zou ik niet willen gaan.’

Veel mensen vinden een hamer te autoritair. ‘Dat klopt en daarom tikken veel voorzitters – om aandacht te vragen – met een lepeltje tegen een koffiekopje. Ik ben bezig een hamertje te ontwikkelen dat tegen een belletje aantikt. Volgens mij bestaat daar een markt voor.’