Door Paul van der Zwan
Gepubliceerd in VNG Magazine.

Gemeenteambtenaren vergaderen te vaak en te lang. Het kan veel efficiënter, weet vergaderdeskundige Wilbert van Vree. ‘Is de voorbereiding goed, dan geldt dat ook voor de vergadering.’ Maar hij heeft meer adviezen. Worden die opgevolgd, dan kunnen de vergaderkosten naar zijn schatting met een kwart omlaag.

Van Vree weet inmiddels wel waar hij het over heeft. Hij promoveerde in 1994 in de sociale wetenschappen op een proefschrift over vergaderen. Hij zette een eigen vergaderkundig bureau op. Politiek, bedrijven, instellingen en overheden klopten bij hem aan. Daaronder ook zo’n twintig gemeenten. Zij leerden van hem en Van Vree stak veel op van hun praktijkvoorbeelden.

Nederlanders vergaderen veel. Gemiddeld ongeveer tien procent van hun werktijd. Hoe hoger de functie, hoe meer tijd aan de vergadertafel. Vergaderen is velen ook een gruwel: te veel mensen willen te lang hun zegje doen. Van Vree herkent dat en ziet een belangrijke oorzaak: ‘Veel mensen denken dat alle vergaderingen moeten zijn zoals politieke vergaderingen waarbij partijen spreektijd hebben, elkaar betwisten en het liefst zo lang mogelijk aan het woord zijn.’ Maar bijvoorbeeld vergaderingen van gemeenteambtenaren zijn volstrekt anders.
Vergaderen heeft daarnaast een zekere status, aldus Van Vree. ‘Op directie- en managementniveau in gemeenten wordt veel vergaderd. Hoe meer verdiensten, hoe meer vergaderingen, lijkt het wel. Daarmee zijn directeuren en managers een slecht voorbeeld voor gemeenteambtenaren.’

Toch lijkt de vergadercultuur langzaam te veranderen. ‘Vergeleken met vijftien jaar terug zie ik een kentering. Vooral bij bedrijven, die natuurlijk te maken hebben met de tucht van de markt. Geldverspilling door vergaderen is uit den boze.’Gemeenten blijven daarbij volgens Van Vree achter. ‘Vergaderingen van gemeenteambtenaren zijn erg open. Er is ruimschoots tijd voor de vaststelling van de notulen en voor de rondvraag. De tijd wordt wel volgepraat.’ Nu gemeenten aan de vooravond staan van forse bezuinigingen hebben ook zij meer aandacht voor effectief vergaderen. ‘Ik krijg het laatste half jaar veel meer adviesaanvragen van gemeenten. Er is sprake van een kleine hausse.’

Voordat gemeenten weten hoe vergaderen efficiënter kan, moeten ze de problemen kennen. Gebrekkige voorbereiding is de grootste boosdoener. ‘Dat begint al bij de agendavaststelling. Daarover wordt vaak te weinig nagedacht.’ Van Vree raadt aan te werken met een soort format voor de agenda. Bij ieder punt moet de voorzitter bedenken hoeveel tijd hij eraan wil besteden, wie de eigenaar is van het agendapunt en wat de vergadering met het bespreken ervan wil bereiken. ‘Hierbij valt het meest te winnen.’

Daarnaast hekelt Van Vree periodieke vergaderingen. ‘Die worden vaak een jaar tevoren al gepland. Dat snap ik wel, want anders zitten alle agenda’s vol. Maar als er weinig te bespreken valt, kun je een vergadering natuurlijk altijd verkorten of zelfs aflasten.’ Van Vree noemt afdelingsvergaderingen in dat verband één van de meest ‘problematische’ bijeenkomsten. ‘Afdelingsvergaderingen kun je wel afschaffen. De leidinggevende kan best op maandagmorgen in een kwartier zeggen wat er die week moet gebeuren; daar heb je geen uitgebreide vergadering voor nodig.’

Ook een verkeerde manier van notuleren draagt bij aan inefficiënte vergaderingen. ‘Notulen zijn vaak niet gericht op acties. Ze vermelden wie wat heeft gezegd. Degenen die afwezig waren, gaan er in de vergadering erna ook nog eens hun zegje over doen.’ Volgens Van Vree speelt dat ook bij gemeenten. ‘Het is belangrijk om in de notulen voor te komen; dat weet de afdeling zich vertegenwoordigd bij een vergadering.’ Van Vree’s ‘gouden tip’: ‘Werk met actielijsten. Dan kan de vergadering het hebben over de voortgang van de afspraken.’

Het zal duidelijk zijn: de rol van de voorzitter is cruciaal. Hij brengt structuur aan, vaak al vooraf. ‘Hij wijst bijvoorbeeld degene aan die de vergadering leidt. Meestal is dat de hoogste leidinggevende in rang. Maar als deze in een vergadering veel wil zeggen, kun je voor een ander kiezen.’

Een voorzitter kan ook streven naar een evenwichtige samenstelling van de vergadering. Van Vree’s advies: evenveel vrouwen als mannen. ‘Mannen zijn geneigd eens rustig achterover te leunen en langdurig uit te pakken. Vrouwen zijn veel efficiënter.’ In de praktijk is een fifty-fifty-verdeling vaak moeilijk. Hoe hoger in de organisatie, hoe minder vrouwen en hoe minder vrouwelijke vertegenwoordigers in een vergadering. Van Vree: ‘Dat geldt ook voor gemeenten, maar wel minder dan in bedrijven.’

Staand vergaderen, voorzitters zouden er volgens Van Vree vaker toe moeten besluiten. Een bijeenkomst zonder stoelen duurt doorgaans minder lang. ‘Een leidinggevende kan datgene wat in een directie- of managementteamvergadering is besproken best vertellen tijdens een staande vergadering. Zonder koffie. Dan ben je in een kwartiertje klaar.’
Gebruik van moderne middelen kan eveneens bijdragen aan verkorting van vergadertijd. Bijvoorbeeld bij projectgroepen. ‘Zorg dat die een website hebben of een duidelijke link op een website. Daar kun je dan allerlei informatie op kwijt. Scheelt weer tijd bij het agendapunt rondvraag.’
Het besef dat vergaderen tijd en daarmee geld kost dringt steeds meer door. Dus ook bij gemeenten, die zuinig aan moeten doen de komende jaren. Van Vree is daarom optimistisch over verbetering van de vergadercultuur bij gemeenten. ‘Maar het lukt alleen als genoeg gemeenteambtenaren doordrongen zijn van de noodzaak. Hier wacht een schone taak voor voorzitters van vergaderingen.’