Uit Intermediair.

Efficiënt vergageren, doe je tussen drie en vijf uur. Dan is het percentage testosteron in het bloed het laagst en dat is goed voor de verbale vaardigheden, blijkt uit onderzoek van de universiteit van Leeds. Denkt Nederlands enige vergaderdeskundige Wilbert van Vree van Vergaderkundigbureau Van Vree er net zo over?

Moeten we allemaal rond borreltijd gaan vergaderen?
‘Dat tijdstip is niet zo gek, al is de tweede helft van de ochtend ook goed. Maar niet zozeer vanwege het testosterongehalte. Ik vraag me namelijk af of verbale vaardigheden nou de belangrijkste vaardigheden zijn die je bij vergaderen gebruikt. Je moet ook goed kunnen luisteren en kunnen inschatten wat iemand écht bedoelt. Maar het tijdstip is wel goed, omdat je dan een natuurlijke eindtijd hebt: iedereen wil na anderhalf, twee uur lunchen of naar huis. Een limiet stellen is een van de belangrijkste dingen bij vergaderen, al gebeurt het nog veel te weinig. Mensen hebben de neiging om eindeloos lang over alles door te praten. Hoe onbelangrijker het onderwerp, hoe meer er gepraat wordt.’
Hoe dat zo?
‘Gewichtige zaken, daaraan wil niemand zijn vingers branden. Maar over onbelangrijke zaken heeft iedereen wel wat te melden en dus vergaderen we wat af.’
Vergaderen we zoveel?
‘6,4 miljoen Nederlanders vergaderen 10 tot 25 procent van hun werktijd. Voor de gemiddelde manager is dat veel meer. Nederland is zo’n beetje vergaderland nummer één. De consensuscultuur, hè. We worden al vierhonderd jaar bij vergadering geregeerd. Het zit ons in het bloed. Daarom vergaderen we ook in het bedrijfsleven op een politieke manier, die uitgaat van gelijkheid.’
Een politieke manier?
‘Dat is de democratische manier: het idee dat we allemaal gelijk zijn. Maar in het bedrijfsleven is dat niet zo. Daar heerst wel degelijk hiërarchie: de baas heeft meer te zeggen dan de telefoniste. Je vergadert een stuk efficiënter als je van tevoren duidelijk weet wat het doel is in de vergadering. Als je dat in het midden laat, gaat iedereen ervan uit dat het doel is dat je het eens wordt, terwijl dat vaak helemaal niet zo is. Dat moet je later dan weer terugdraaien. Maar als je van tevoren afspreekt bij wie het onderwerp thuishoort, kun je zeggen: wij gaan je nu adviseren en jij neemt dan de beslissing. Dat scheelt veel tijd.’
Hoeveel kun je besparen?
‘Bijna elk bedrijf kan wel dertig tot vijftig procent vergadertijd besparen. Het Nederlandse bedrijfsleven kan zo makkelijk zeven tot acht miljard euro per jaar minder uitgeven. Vergaderen is een van de duurste vormen van communicatie.’