Uit de Volkskrant
Door onze redacteur René Didde
Tien tot 25 procent van de arbeidstijd in Nederland gaat op aan vergaderen. Dat kost miljarden. Hoe hoger de functie, hoe meer vergaderingen. Socioloog Van Vree heeft er wat op gevonden: de vergadermeter.
MAANDAGMORGEN directievergadering, aansluitend een lunchoverleg dat overloopt in afdelingsbesprekingen. Dinsdagochtend een lange zit zus en ’s middags een sessie zo en op deze manier rijgen de dagen zich aaneen. Nederland vergadert zich suf. Vooral in de hogere functies bestaat niet zelden de gehele werkweek uit overleg. ‘Menig topambtenaar of hoge ambtenaar moppert over de grote hoeveelheid tijd die hij kwijt is aan vergaderen. Als je de hogere echelons echter vraagt naar hun bezigheden, dan hebben ze de neiging het aantal vergaderingen te onderschatten terwijl ze individuele activiteiten als “nadenken” en “lezen” structureel overschatten’, zegt socioloog dr. Wilbert van Vree.
Hij moet het weten, want Van Vree, die een ‘vergaderkundig bureau’ in Amsterdam leidt, is volgens eigen zeggen Neerlands enige vergaderkundige. Bedrijven, scholen, zorginstellingen en een enkele gemeente heeft Van Vree doorgelicht. ‘Tien tot 25 procent van de arbeidstijd in Nederland gaat op aan vergaderen’ aldus Van Vree. Omgerekend is dat 25 tot 60 miljoen uur per jaar. Miljarden guldens zijn ermee gemoeid. En hoe hoger de functie,hoe meer er wordt vergaderd.
Sinds het einde van de bevels huishouding en de democratisering van het arbeidsbestel praten echter ook de lagere functies zich een slag in de rondte, zo constateert Van Vree. ‘Waar de mensen van de plantsoenendienst vroeger achter op de vrachtwagen overlegden wat ze deze week te doen stond, gaan ze tegenwoordig in werkoverleg.’ De paradox is dat vergaderen niet alleen als vervelend wordt ervaren, maar het werk ook voorziet van status.
‘Een ondernemingsraadslid heeft het gevoel dat hij er bij hoort, als hij zich door stapels papier moet heenworstelen, om over de bergen aan notulen en verslagen nog maar te zwijgen’, aldus Van Vree.
Hoe meer gelijkheid en consensus, hoe meer er moet worden vergaderd, zo is Van Vree’s stellige overtuiging. De Nederlandse vergadercultus stamt volgens de vergadergoeroe uit het regententijdperk, in de zeventiende en achttiende eeuw. ‘Waar het Engelse koningshuis jaagde, en het Franse hof zich vermaakte met eten en drinken, waren de Nederlandse regenten aan het vergaderen.’
De vergaderdrift van het bedrijfsleven is pas sinds het einde van de Tweede Wereldoorlog op gang gekomen. Maar ook daar is het vergaderen in korte tijd flink uit de klauwen gelopen, en zijn er managers die honderd procent van hun werkweek besteden aan vergaderingen.
Vroeger voerde men oorlogen om het gelijk af te dwingen, maar zodra het niet meer kon of mocht, ging men overleggen en onderhandelen. En dat overleg is geculmineerd in eindeloze vergadersessies, met de Europese Unie als voorlopig hoogtepunt, aldus Van Vree. ‘Kijk naar de EU-gebouwen in Brussel. Dat zijn niets dan bunkers vol vergaderruimten. Beter vergadertijgers dan krijgers, en beter verbaal geweld dan zinloos geweld in een loopgravenoorlog, daar niet van, zegt de vergaderkundige. Maar het neemt niet weg dat het zowel bij bedrijven als bij instellingen, overheid en politiek allemaal een stuk efficiënter kan.
Daartoe heeft Van Vree deels voor de hand liggende oplossingen paraat. ‘Neem regelmatig pauzes’, adviseert Van Vree. ‘Je ziet namelijk na anderhalf uur vergaderen de aandacht helemaal wegebben.’ Gebrek aan pauzes is volgens hem een van de redenen waarom bijvoorbeeld overleg in de Tweede Kamer ontaardt in gebabbel in de wandelgangen en schrijven van kattebelletjes en briefies aan elkaar.
Het wekt evenmin verbazing dat twee keer per maand gericht vergaderen op een steeds wisselende dag tot meer doelmatigheid leidt dan het overleg elke week op maandagochtend houden. En in plaats van eindeloos te delibereren om consensus te bereiken, kan een vergadering de beslissingsbevoegdheid over een bepaald punt ook delegeren aan een deelnemer.
Ook kunnen beter gecoachte voorzitters met kwinkslagen, gepaste strengheid en een goed gestructureerde agenda vergaderingen verbeteren. Steekwoorden opschrijven op een flapover helpt ook om iedereen bij de les te houden.
Van Vree biedt echter ook onconventionele oplossingen. Probeer eens staande te vergaderen’, adviseert hij, ‘Je zult eens zien hoeveel sneller het overleg verloopt.’ Een andere tip. ‘Maak ter plekke notulen in de vorm van een korte weergave van de discussie en zet de besluiten in concrete actiepunten op een rij. Schrijf ze op een vel onder een overheadprojector zodat iedereen ter plekke kan corrigeren. Of noteer het in een notebook, en verzend de actiepunten direct per e-mail, zodat ze al klaarliggen voordat iedere deelnemer van de vergadering goed en wel op zijn werkplek is teruggekeerd’, aldus Van Vree, die in december het Nederlands Vergaderkundig Instituut oprichtte om de kwaliteit van het vergaderen te verbeteren.
Vanzelfsprekend kunnen moderne communicatietechnieken helpen de vergadertijd te bekorten. E-mail is een effectief voorbehoedmiddel. En telefonische vergaderingen en video-conferenties schelen niet alleen reistijd, ze dwingen ook tot bondigheid terwijl de deelnemers zonder moeite tegelijkertijd eigen informatie uit de kast kunnen trekken.’
Wijzen op de kosten van al dat overleg is een vinding waarmee Van Vree de vergadertijgers tracht te temmen. Daartoe stapt hij geregeld met een mede door hem ontwikkelde ‘vergadermeter’ een overleg binnen. Het apparaatje bevat een digitaal klokje met daaronder een display waarop een geldbedrag kan worden afgelezen. De vergadermeter wordt tijdelijk verbonden met een computer, waar de bruto-uurtarieven van de vergaderaars zijn ingevoerd, alsmede 35% overheadkosten.Wanneer de vergadering begint, gaat het klokje lopen. Het apparaat rekent direct de gezamenlijke uurtarieven om in de kosten van de vergadering.
Van Vree: ‘Op de display kan iedere deelnemer zien hoeveel geld met al dat gepraat is gemoeid.’ Van Vree: ‘Ingebed in een aanpak van de gehele vergadercultuur van een bedrijf of instelling is een reductie van de kosten van twintig tot dertig procent mogelijk, terwijl tegelijkertijd
het vergaderen als aangenamer wordt ervaren.’