Het zich razendsnel ontwikkelende internet gaat onze vergadercultuur ingrijpend veranderen. Veel van wat nu nog in face-to-face-vergaderingen gebeurt, zal dadelijk afgehandeld worden in virtuele vergaderingen. Internet kan traditionele vergaderingen bekorten, ondersteunen, voorkomen en vervangen.
De eerste stap is, dat een groep vergaderaars een gemeenschappelijk e-mailadres neemt om gemakkelijker berichten en vergaderstukken naar elkaar te versturen. Een stapje verder is het openen van een gemeenschappelijke, elektronische postbus of internetpagina, waar groepsleden vergader-data, agenda’s met bijbehorende stukken, huiswerk, verslagen, actielijsten, potentiële agenda-punten, evaluaties en andere relevante gegevens kunnen ophalen en raadplegen. Mits deze documenten tijdig in het gemeenschappelijke bestand zijn gezet, kan niemand zich meer voor een gebrekkige voorbereiding excuseren met de mededeling dat hij de agenda of het verslag niet – op tijd – heeft ontvangen.
Informatieuitwisseling via een gemeenschappelijk e-mailadres of een elektronische postbus kan mondeling vooroverleg over – potentiële – agendapunten ondersteunen en deels vervangen. Sommige potentiële punten zullen in deze fase al afgehandeld worden, zodat ze helemaal niet meer in een fysieke vergadering aan de orde hoeven komen.
Een volgende stap is de vorming van communities, groepen mensen die in chatboxen met elkaar communiceren, op elkaars opmerkingen en stukken reageren, eventueel ondersteund door een speciaal software-programma voor brain-storming en prioritering. Behalve ter voorbereiding van de eigenlijke vergadering, kunnen deze communities ook bepaalde delen van ‘traditionele’ vergaderingen vervangen, zoals stukken bespreken, informatie uitwisselen en ideeën ontwikkelen.
De ultieme stap is de vorming van communities die via mobiele telefoons met ingebouwde camera’s videoconferenties op het internet houden. De deelnemers kunnen vanuit huiskamer, trein of café met elkaar vergaderen. Deze ontwikkeling zal een hoge vlucht nemen als de transport-snelheid van beelden en data straks vertienvoudigd is.
Betekent dit nu, dat ‘traditionele’ vergaderingen zullen verdwijnen? Ik denk het niet. Er blijft heel wat over, dat face-to-face-vergaderingen noodzakelijk maakt. Te denken valt aan het nemen van ingewikkelde en vèrreikende beslissingen, het sluiten van veelomvattende deals en andere activiteiten, die wederzijds vertrouwen vereisen en waarbij men precies wil weten wat voor vlees men in de kuip heeft.
©Vergaderkundig Bureau Van Vree.
Tel: 020-4120477