Is die vergadering echt nodig?
Iedereen die overweegt een overleg te organiseren of daarvoor wordt uitgenodigd, moet zich afvragen: is het echt nodig, wie moeten erbij zijn, en moet ík erbij zijn?
Voor deze en vele andere vergaderdilemma’s vindt u hieronder tips en best practices. Meer staat in Van Vree’s Vergaderwijzer.
Do’s en don’ts voor organisaties
Doen
- Haal de bezem door vergaderrituelen.
- Streef naar iets prikkelends elke vijf minuten.
- Leid elk agendapunt in: doel, aanpak, tijd.
- Geef elkaar complimenten, vermijd ironie en cynisme.
- Vervang de rondvraag door ‘indienen agendapunten volgende keer’.
- De notulist arresteert elke afspraak, beslissing en actie.
- Verspreid de actielijst binnen 24 uur.
Niet doen
- Vergaderen omdat er nu eenmaal een bijeenkomst gepland staat.
- Te laat beginnen en uitlopen.
- Ter vergadering nieuwe agendapunten indienen.
- Het moment van pauzeren overlaten aan de blaas.
- Monologen, herhalen, uitweiden, afdwalen, stokpaardjes berijden.
- Vergaderen over het verslag van de vorige vergadering.
Wel of niet vergaderen?
Twijfelt u of een overleg nodig is, of of u erbij moet zijn? Deze beslisboom helpt bij de keuze.
Heeft het overleg prioriteit voor team of bedrijf?
nee
Niet houden of afzeggen
ja
Heeft het overleg prioriteit voor mij?
nee
Stuur iemand van je team
ja
Is overleggen de beste oplossing?
nee
Delegeer of plan de actie
ja
Hoe houd ik de vergadering klein, doelgericht en kort?
Voor initiatiefnemers van overleg
- Als je een overleg organiseert, denk dan eerst na over de volgende twee vragen:
- Wat wil je precies bereiken?
- Wat verwacht je van de diverse deelnemers?
- Communiceer je antwoorden op deze vragen via een vergaderagenda, zodat de genodigden het nut en de zin van hun aanwezigheid kunnen bepalen.
- Geef op de vergaderagenda aan waarover de deelnemers van tevoren moeten nadenken.
- Als je mensen uitnodigt of een meeting inplant in hun agenda, vraag dan altijd om een expliciete bevestiging van deelname. Zo voorkom je nodeloos wachten op mensen die blijken hun prioriteit elders te hebben gelegd.
- Plan in de Outlook-agenda van de genodigden niet de ene vergadering direct na de andere, maar laat er ruimte tussen.
- Nodig deelnemers alleen uit voor dat deel van het overleg waarvoor ze onmisbaar zijn; laat ze geen getuige zijn van onderdelen waar ze geen bijdrage aan kunnen leveren.
Voor genodigden van overleg
- Sta erop een geannoteerde agenda te ontvangen.
- Ga niet naar een overleg als je je inbreng ook kunt doorbellen en bel niet als je het ook kunt mailen.
- Wees niet bang in discussie te gaan als je vindt dat je aanwezigheid niet echt nodig is.
- Laat niet elk leeg half uurtje in je agenda vol plannen met overleg.
Voor tijdens het overleg
- Bij vergaderingen met veel nieuwe deelnemers: houd meteen na aanvang een rondje, waarin ieder kort aangeeft waarom hij/zij erbij zit en wat men van hem/haar kan verwachten. Hiermee voorkom je misverstanden en teleurstellingen.
- Vat aan het eind van elk agendapunt alle gemaakte afspraken en afgesproken acties samen: wat, wie, wanneer. Deze aanpak helpt enorm om resultaatgericht te blijven en zou getatoeëerd moeten zijn in de hersenen van elke voorzitter.
