Mensen die samen een flat of ander pand bewonen en voor allerlei zaken op elkaar zijn aangewezen, vormen om die reden vaak een vereniging van eigenaren. Onlangs raakte ik in gesprek met iemand die werkzaam is bij een kantoor dat de administratie en het bestuur voert voor verenigingen van eigenaren. In die hoedanigheid brengt hij een groot deel van zijn werktijd door in ledenvergaderingen, geleid door een gekozen voorzitter volgens een door hem opgestelde agenda.

‘Wat zijn de meest voorkomende problemen in die vergaderingen?’, vroeg ik hem. Meteen zei hij: ‘dat over grote bedragen en problemen snel overeenstemming bereikt wordt, terwijl over kleine bedragen en huishoudelijke zaken vaak eindeloos gemekkerd wordt. Wanneer er punten op de agenda staan, zoals de inrichting van het trappenhuis of het toezicht op het schoonmaakbedrijf, is er een grote kans dat de vergadering verzandt in oeverloze discussies en uitloopt.’

Ik vertelde hem dat dit verschijnsel bekend staat als de Wet van Parkinson: hoe onbenulliger een zaak, des langduriger de beraadslagingen. Over kleine dingen kan iedereen wel iets zeggen. En iedereen doet dat ook. ‘Wat adviseer je de voorzitter in zo’n geval?’, vroeg ik. ‘Laat de vergadering een commissie kiezen, die ‘eigenaar’ van het probleem wordt en de bevoegdheid krijgt knopen door te hakken’, antwoordde hij. ‘Dat scheelt veel tijd.’

Deze aanpak wordt nog te weinig gebruikt in kleinere vergaderingen van commissies, directie- en managementteams. Ook daar is immers het gevaar groot dat het streven naar inhoudelijke consensus en de wet van Parkinson de vergaderduur en -frequentie enorm opdrijven. Op vergadertijd kan worden bespaard door het consensusstreven waar mogelijk te beperken tot het streven naar overeenstemming over de meest geschikte ‘proceshouder’ die een adequaat besluitvormingsproces ontwerpt ter oplossing van het onderhavige probleem. De proceshouder krijgt van de vergadering het vertrouwen om – de adviezen van de vergadering gehoord hebbende – de zaak af te handelen. Wie steeds de verkeerde besluiten neemt, is rijp voor een pittig functioneringsgesprek. Dat bij deze werkwijze de inhoudelijke stroom grotendeels verlegd wordt naar informele kanalen, lijkt me een heilzame drainage.

©Vergaderkundig Bureau Van Vree.
Tel:  020-4120477