Interview met vergaderkundige dr. Wilbert van Vree
We zitten te lang en te vaak aan de vergadertafel. Volgens socioloog Wilbert van Vree – gepromoveerd op een onderzoek naar de Nederlandse vergadercultuur – kan het stukken efficiënter. Hoe kan een voorzitter daaraan bijdragen? Hoe kunnen wij, ‘linksom of rechtsom’, onze zin doordrijven? En wat is nou typische vergadertaal?
‘Alle neuzen moeten dezelfde kant op wijzen’, ‘Ik leg het even bij jullie in de week’, ‘Het zit in de pijplijn’, ‘Laten we het nu afkaarten’ – Nederlanders gebruiken heel wat modieuze uitdrukkingen die vooral via de vergadertafel populair zijn geworden. Geen wonder, nergens ter wereld wordt zo veel beraadslaagd, overlegd, besproken en bediscussieerd in georganiseerd verband als in Nederland. ‘Engelsen en Scandinaviërs kunnen er ook wat van, maar in Zuid-Europese landen is het al stukken minder. Daar ga je gewoon lekker lunchen als je iets met elkaar te bespreken hebt’, zegt socioloog dr. Wilbert van Vree, Nederlands enige vergaderkundige.
Volgens hem vergaderen we in Nederland te lang en te vaak. En met forse tegenzin. Vergaderen heeft een stroperig imago. Veel mensen ervaren het als tijdverspilling. ‘Ze zeggen dat ze het oervervelend en oninteressant vinden. Maar die gevoelens over vergaderen zijn in werkelijkheid genuanceerder’, weet Van Vree. ‘Als de agendapunten hun niet direct aangaan, schamperen mensen over de vergaderdrift, maar zodra er voor hen iets te halen valt, moet alles voor die vergadering wijken.’
Conciërge
Van Vree heeft onderzoek gedaan naar het vergaderen als maatschappelijk verschijnsel. Met een definitie is hij snel klaar. ‘Vergaderen is “overleggen wat we gaan doen”. De mens heeft zich ontwikkeld van krijger tot vergadertijger. In plaats van elkaar de koppen in te slaan zijn we gaan praten.’
In zijn dissertatie behandelt hij het vergaderen in Nederland in historisch perspectief. ‘Er is in ons land een lange traditie van vergaderen. Wij worden al ruim vierhonderd jaar door vergaderingen geregeerd – met wat onderbrekingen in de Franse tijd en tijdens de Duitse bezetting. Al in 1623 verscheen er in Amsterdam een soort etiquetteboek dat voorschrijft hoe men zich tijdens vergaderingen moet gedragen.’
‘Aanvankelijk was het de elite die zich met het overleg over toekomstplannen bezighield. Aan vergaderen werd status ontleend. Vanaf de jaren zestig van de vorige eeuw zie je de nieuwe vergadercultuur opkomen: onder invloed van de democratisering moest iedereen overal over meepraten en meebeslissen. Op scholen bijvoorbeeld niet alleen de leraren, maar ook de conciërge.’
‘Het woord vergadering is ook typisch Nederlands. Het Engels, Frans en Duits kennen geen equivalent voor dat begrip. Assembly, assemblée en Tagung zijn specifieker en formeler, terwijl meeting, réunion en Versammlung algemener en informeler zijn dan het Nederlandse vergadering. Natuurlijk komt het verschijnsel “vergadering” in andere landen ook voor, alleen lopen de betekenisgrenzen van de woorden dus een beetje anders.’
‘Als ik even mag’
Ongeveer 35 procent van de beroepsbevolking besteedt volgens Van Vree een kwart van de werktijd aan vergaderen. ‘Naarmate je hoger in de hiërarchie zit, ben je nóg meer aan het vergaderen. Topmanagers hebben er een dagtaak aan. Dat betekent ook: wil je opklimmen, dan moet je “zorgen dat je erbij bent”.’
‘Vergaderen draait om beurtwisselingen: Wie is er aan het woord? En hoelang weet de spreker de beurt te houden?’ Van Vree kent allerlei trucjes om aan het woord te komen en te blijven. ‘Vergaderen is en blijft een woordenstrijd. Dat gaat gepaard met manipulaties. Je moet er op het goede moment tussen springen, met de juiste toon en formulering: “Hélemaal mee eens, maar…”, “Als ik even mag”, “Je hebt je punt gescoord, maar…” Heb je eenmaal de beurt, dan is het zaak die vast te houden. Een heel bekende is om te beginnen met: “Voorzitter, drie dingen.” Dan weet iedereen dat je na punt één nog twee andere hebt. Kijk mensen niet aan als je spreekt. Anders gaan ze gebaren maken om je te onderbreken. Die kun je moeilijk negeren. Bij een interruptie kun je zeggen: “Mag ik even uitspreken?”, maar het is handiger om verwachting te wekken met “En dan heb ik nog dit!”’
Trolleybus
‘Een goede voorzitter herkent zulke trucjes. Op de bekende “drie dingen” kun je als voorzitter meteen reageren met “Goed, begin met het belangrijkste.” Die voorzittersrol is kenmerkend voor een vergadering. Bij een cafégesprek heb je die niet. Het onderbreken is misschien wel de belangrijkste taak van de voorzitter. Een tip voor iedereen die die rol weleens vervult: spreek degene die jij het woord ontneemt, met de naam aan en geef een reden: “Mevrouw De Lange, ik ga u nu onderbreken want ik zie dat de helft van de groep u niet meer kan volgen.” Soms moet je geraffineerder te werk gaan. Ik ken een OR-voorzitter die weleens verwarring zaait: “Is dit nou de wijsheid van de dwaze of de dwaasheid van de wijze?” Mensen hebben twee tellen nodig om dat op zich te laten inwerken en dat is voor hem net genoeg om de beurt snel aan iemand anders te geven. Laatst zat ik bij een vergadering waar de voorzitter zei: “Je bent net een trolleybus, met dit verschil dat díé stopt als de draad breekt.”’
‘Lang praten kan ook een truc zijn. Dat heet “filibusteren”. Je houdt dan de besluitvorming op. Dat gebeurt bijvoorbeeld in de Amerikaanse Senaat. Het record staat daar op zo’n 25 uur. Senator Strom Thurmond probeerde op die manier een besluit over de “Civil Rights Act” (burgerrechtenwet) van 1957 tegen te houden. De legende wil dat Thurmond, voor hij aan zijn betoog begon, een stoombad nam om zich te laten uitdrogen. Vervolgens kon hij meer dan 24 uur achtereen spreken en water drinken zonder naar het toilet te hoeven. Maar alles tevergeefs: de wet werd uiteindelijk toch aangenomen. In Nederland kan dat niet. De spreektijd in het parlement is heel strak geregeld in het vergaderreglement. Kamerleden hebben een van tevoren afgesproken beperkte spreektijd van een aantal minuten. Elkaar murw vergaderen komt wel voor bij onderhandelingen, bijvoorbeeld rond een cao-overleg: doorgaan tot het ochtendkrieken in de hoop dat de ander uiteindelijk overstag gaat.’
Hardhorend
Een goede vergaderaar toont volgens Van Vree vooral ‘distantie’. “Je moet afstand houden tot het onderwerp, niet meegaan in ‘de waan van de dag”. Wat telt zijn “de langetermijnvisie” en het overzicht: de “helicopterview” – nog zo’n vergadercliché. Ook actief luisteren, goed samenvatten en de juiste vragen stellen kunnen je ver brengen.’
‘Het mooiste is als je de gesprekspartners zover weet te krijgen dat zij gaan samenvatten of verwoorden wat jij ervan vindt. In de roman Eugénie Grandet van Honoré de Balzac komt een rijke wijnboer voor die met opzet stottert en net doet alsof hij hardhorend is. Zijn gesprekspartners worden daardoor zo ongeduldig dat zij de voornemens en gedachten van de wijnboer gaan formuleren. Ze verliezen hun eigen belangen uit het oog en sluiten overeenkomsten die gunstiger zijn voor de wijnboer dan voor henzelf. Dat is toch wel de ultieme vergadertruc.’
In hoeverre vinden vergaderrites en vergadertaal hun weg naar het dagelijks leven? ‘Kijk eens in een doorsnee Nederlands gezin waar over vakantieplannen gepraat wordt. Kinderen mogen meepraten. De manier waarop dat gebeurt, is vaak een kopie van overleg dat ouders op hun werk gewend zijn. Het is niet vreemd als daarbij gezegd wordt: “Oké, jij hebt je zegje gezegd!”, “Als ik je even mag onderbreken”, “Dat kun je nou wel zeggen, maar…”, “We moeten er samen zien uit te komen.” Dat lijkt me typisch Nederlands. Ik denk dat het er in Marokkaanse gezinnen heel anders aan toegaat.’
En ook brainstormen, mindmappen, masseren, te kort door de bocht en benchmarking zijn van die termen die niet alleen meer in de vergaderzaal te vinden zijn (zie voor meer voorbeelden het kader op de volgende bladzijde). Zijn dat blijvertjes in het Standaardnederlands? Van Vree: ‘Ik geloof dat vooral managementgoeroes zulke woorden introduceren. Vanuit hun boeken en cursussen sijpelen die termen door. Vergadertaal is aan mode onderhevig; na een aantal jaren zie je de woorden weer verdwijnen. Een woord als brainstormen lijkt op z’n retour.’
Dr. Wilbert van Vree
In 1994 promoveerde de socioloog Wilbert van Vree op het proefschrift Nederland als vergaderland. Voor de uitgebreide versie daarvan, uit 1999, ontving hij de prestigieuze Norbert Elias Amalfi Prijs 2001. Hij laat in zijn studie zien hoe de verschillende vergaderculturen in landen als Engeland, Duitsland, de VS en Nederland zijn ontstaan en zich ontwikkeld hebben tot het fenomeen ‘vergaderen’. Het boek vormt de grondslag voor adviezen voor het verbeteren van vergadertechniek.
In de Vergaderwijzer zet Van Vree vele tips en trucs op een rijtje die kunnen helpen om sneller en doelmatiger te vergaderen. Twee adviezen: ‘Ga ook eens staand vergaderen als je het kort wilt houden.’ En: ‘Vergader niet, tenzij het strikt noodzakelijk is.’
Koekjes
Het taalgebruik en de besluitvorming hangen af van het soort vergadering. Van Vree onderscheidt twee typen: de politieke en de bedrijfsmatige. ‘Dit zijn ook de typen waar mensen meteen aan denken bij het woord vergadering. Het zijn de uitersten op het hele spectrum van vergadersoorten; er zijn natuurlijk allerlei tussenvormen. De politieke vergadering is een strijdtoneel. Debatten in het parlement zijn het bekendste voorbeeld van dit type. Iedereen moet z’n zegje kunnen doen. Het doel is zorgvuldige, democratische besluitvorming: koppen tellen in plaats van koppensnellen. Wie krijgt de meeste stemmen? Snel een beslissing nemen of bijvoorbeeld vergaderkosten beperken is er niet aan de orde. Bij de bedrijfsmatige vergadering staan de slagvaardigheid en kostenbeheersing juist wel voorop. Een koekjesfabrikant wil zo goedkoop mogelijk zo veel mogelijk koekjes produceren en verkopen. Die zal bezwaren tegen zijn besluiten met economische argumenten van tafel vegen: “Anders kunnen we de tent wel sluiten.”’
‘Sinds de jaren zestig heeft het politieke overleg die bedrijfsmatige bijeenkomsten sterk beïnvloed, zoals je ziet in ondernemingsraden. En nu keert het tij: politici streven naar meer doelmatigheid. Zo heeft de VVD in Den Haag voorgesteld om tijdens alle raads- en commissievergaderingen een “vergadermeter” te gebruiken. Dat is een apparaatje dat de kosten van vergaderen bijhoudt.’
‘In Nederland is de parlementaire vergadercultuur overigens behoorlijk burgerlijk. In Zuid-Europa is het nog veel meer een échte strijd. Een vechtpartijtje in het parlement is daar niet heel ongewoon. Bij ons is zelfs het taalgebruik sterk gereguleerd.’
Etiquetten
Het verbod op ‘onwelvoeglijk’ taalgebruik tijdens een vergadering is een oeroude regel. Al in het in 1623 verschenen etiquetteboek veroordeelt de schrijver, Godefroy Boot, het ‘beschimpen’ van de gespreksdeelnemers. Een goede vergaderaar is volgens Boot geen tegenspreker, ruziezoeker, zwijger of veelprater; vergaderen vereist ‘een voortdurende regulering van de eigen impulsen, driften en gevoelens. Een goed oordeel is pas mogelijk als de eerste brandende lust een beetje afgekoeld is.’
In de moderne vergaderleerboeken staan veel adviezen die terug te voeren zijn op dezelfde eigenschappen: distantie, zakelijkheid en het beteugelen van emoties. Taboe zijn ‘onbeschofte en sarcastische uitdrukkingen, scheldwoorden, dreigende taal, vloeken, beschuldigingen, negatieve persoonlijke opmerkingen en leugens’, zoals Van Vree het in zijn proefschrift omschreef. Onze parlementaire geschiedenis laat een indrukwekkende lijst zien van woorden en uitdrukkingen die niet door de beugel konden (en kunnen!) in de Tweede Kamer, de zogenaamde ‘lijken’ (in het septembernummer van Onze Taal stond er een artikel over).
Hoe ziet de toekomst van Nederland vergaderland eruit? ‘Het wordt efficiënter. De moderne communicatiemiddelen sturen dat proces. Vaste agendapunten als “mededelingen”, “notulen van de vorige vergadering”, “wv.t.t.k.” (“wat verder ter tafel komt”) en “rondvraag” zijn langzamerhand onzinnig. Al die zaken kunnen “kortgesloten” worden via mailtjes, daar heb je geen kostbare vergadertijd voor nodig. Ik denk dat de uitgebreide notulen plaats gaan maken voor een eenvoudig actie- en besluitenlijstje. De vergadering kan men via een podcast nog een keer beluisteren.’
Is Van Vree zelf een vergadertijger? ‘Ik heb een eenmansbedrijf, dus ik hoef niet zo vaak. Ik geef adviezen, trainingen en workshops, onder meer voor de Vereniging van Schoolmanagers. Wel word ik geregeld gevraagd om als voorzitter op te treden, bijvoorbeeld bij een vereniging van hondenfokkers die met elkaar overhoopliggen. De sfeer kan zeer gespannen zijn. Ik probeer dan zo weinig mogelijk kennis te nemen van de inhoud. Het lijkt toch op een burenruzie waar je als voorzitter buiten moet blijven. Van tevoren zeg ik dat er drie regels zijn: de voorzitter verdeelt de spreekbeurten, sprekers moeten het kort houden en ze mogen niet beledigen. Bij overtreding van die regels kan ik meteen ingrijpen. Zo houd ik het in de hand.’
Vergaderclichés
- ad-hocbeslissing: beslissing die voor een speciaal geval gekozen wordt
- alle neuzen dezelfde kant op krijgen: eenstemmigheid bereiken
- benchmarking: beoordeling van prestaties van een organisatie aan de hand van een lijst (van benchmarks, oftewel ‘ijkpunten’)
- brainstormen: wilde ideeën spuien
- commitment: grote toewijding, sterke betrokkenheid
- de klokken gelijkzetten: van dezelfde feiten uitgaan
- een een-tweetje: (heimelijke) afspraak tussen twee partijen; opvallende, georkestreerde samenwerking tussen twee deelnemers in een discussie met anderen
- een hamerstuk: een voorstel dat zonder discussie wordt aangenomen
- een huishoudelijke mededeling: mededeling over de gang van zaken tijdens de vergadering
- een punt van orde: (meestal gezegd door een deelnemer) opmerking om de gang van zaken tijdens de vergadering te beïnvloeden
- het zit in de pijplijn: te verwachten, het is in voorbereiding
- in de wandelgangen: (informeel overleg) buiten de vergadering
- kortsluiten: afstemmen op; een directe verbinding maken zodat er iets sneller besproken of beslist wordt
- linksom of rechtsom: hoe dan ook
- met twee petten op: twee verschillende groeperingen vertegenwoordigend
- mindmapping: delen van de hersenen leren gebruiken die doorgaans niet gebruikt worden; techniek die vooral toegepast wordt door beroepsvergaderaars
- mismatch: het niet bij elkaar passen
- proactief: niet afwachtend, handelend naar te verwachten ontwikkelingen
- signalen uit het veld: aanwijzingen van de achterban
- targets: doel(stelling)en
- teezettee: te zijner tijd
- verborgen agenda: andere bedoelingen dan openlijk gezegd
- zullen we het even centraal houden?: oproep van de voorzitter om de onderonsjes in een vergadering te staken