Door Carmen Boersma
Gepubliceerd in Bestuursforum.
Politieke vergaderingen vergen doorgaans nogal wat van het uithoudingsvermogen van de deelnemers. Ze zijn vaak lang, saai en niet to the point waardoor besluitvorming achterwege blijft. Wie dacht dat dat nu eenmaal bij de politiek hoort, moet de Vergaderwijzer van Wilbert van Vree lezen. Hij woonde vele raadsvergaderingen bij en constateerde dat de kwaliteit onderling nogal verschilt en op veel plaatsen beter kan. Daarom zette hij voor raden en individuele raadsleden ideeën en tips op een rijtje voor een aangenamer en effectiever verloop van raadsvergaderingen.
Wilbert van Vree verdiepte zich aanvankelijk puur vanuit wetenschappelijke belangstelling in het fenomeen vergaderen. Hij promoveerde zelfs op dit onderwerp. Na zijn promotie werd hij al gauw als vergaderdeskundige bestempeld en door organisaties om praktische adviezen gevraagd. Dit leidde tot de oprichting van zijn Vergaderkundig Bureau en inmiddels geeft hij al jaren adviezen en trainingen over vergaderen, zowel aan het bedrijfsleven als de politiek.
Onlangs publiceerde hij de Vergaderwijzer voor gemeenteraden en raadsleden. Hierin bundelde Van Vree de beste tips en ideeën om politieke vergaderingen korter, slagvaardiger en met een levendig debat te laten verlopen. Want dat het beter kan, is hem na het bijwonen van vele (raads)vergaderingen wel duidelijk geworden.
De verwachting was dat de dualisering voor een scherper, levendiger debat zou zorgen, maar die verwachting is helaas niet uitgekomen. Want hoewel we inmiddels alweer acht jaar met het dualisme onderweg zijn, zitten we volgens Van Vree als het om de vergadercultuur gaat nog steeds in de experimenteerfase. Er is tot nu toe heel veel tijd gestopt in het optuigen van griffies en processen, maar een nieuwe vergadercultuur ontwikkelen die past bij het gedualiseerde systeem, staat nog in de kinderschoenen. In veel gemeenten moet zelfs het bewustwordingsproces dat het anders moet, nog op gang komen. Vergadermores zitten kennelijk diep.
Eigen karakter
Politieke vergaderingen hebben een eigen karakter waar je rekening mee moet houden, meent Van Vree. ‘In het bedrijfsleven zijn vergaderingen kort, efficiënt en alleen degene die expertise over het onderwerp heeft, zegt wat. In de politiek ligt dat anders. Hier hebben vergaderingen een democratisch karakter. Iedereen mag zijn zegje doen, of iemand nou wat van het onderwerp weet of niet. Dat is niet echt efficiënt, maar wij hechten nu eenmaal aan onze democratie en de gewoonten die daarbij horen. Daar past het niet in om tegen iemand te zeggen dat hij zijn mond moet houden omdat hij niets van het onderwerp weet of niets toevoegt aan het debat.
Maar dat wil niet zeggen dat politieke vergaderingen maar oeverloos moeten doorgaan, zoals nu vaak het geval is. Met een aantal goede afspraken, maar ook door een andere opstelling van de individuele deelnemers, kan de kwaliteit van de vergaderingen aanmerkelijk verbeteren.’
In het eerste deel van de Vergaderwijzer wordt een aantal tips en ideeën gegeven voor het verbeteren van de raadsvergaderingen. Van Vree: ‘Sinds de dualisering is in een aantal gemeenten geëxperimenteerd met de vergaderstructuur. Dat heeft bij veel politici verwarring gewekt en niet alle experimenten zijn even geslaagd. Ik heb veel raadsvergaderingen bijgewoond. De beste praktijkervaringen om ze aangenamer te maken heb ik nu gebundeld.
Uitgangspunt hierbij is dat een goede vergadering democratisch, doelmatig en publieksvriendelijk is. Dat betekent onder meer dat we niet meer tot 1 uur ’s nachts vergaderen. Afspraken over de spreektijd is hiervoor de remedie. Ik bespeur hier weleens angst voor, maar bedenk dan dat diamanten onder druk ontstaan. Als je mensen één minuut geeft, kunnen ze vaak beter zeggen waar ze voorstaan dan als ze zonder beperking het woord mogen voeren.’
In het tweede deel van de Vergaderwijzer geeft Van Vree adviezen aan individuele raadsleden. ‘Mijn belangrijkste advies is dat je je moet focussen op die onderwerpen waarmee je echt resultaat wilt behalen. Raadsleden hebben de neiging over te veel onderwerpen te veel te willen zeggen. Daardoor ontstaan die eindeloze vergaderingen, maar daarmee houd je de aandacht van de mensen niet vast. Je moet je beperken, je hoeft echt niet over alles wat te zeggen. Niet voor niets is het motto van mijn boekje ‘In de beperking toont zich de meester’. Je hoeft ook niet op elke uitnodiging voor een vergadering in te gaan. Vraag je altijd eerst af of je wat kunt inbrengen en wat het je op kan leveren. En als je aanwezigheid inderdaad gewenst is, bereid je goed voor.’
Ook voor vergadervoorzitters staan in het boekje praktische adviezen, zoals over het nut van pauzes. Voorzitters hebben vaak de neiging die maar over te slaan, omdat de vergadering dan tenminste nog redelijk op tijd is afgelopen. ‘Maar dat is een grove misvatting,’ waarschuwt Van Vree. ‘De geest neemt niet meer op dan het zitvlak kan verdragen. Neem als richtlijn; elke anderhalf uur een korte pauze en geef die aan op de agenda. Pauzes zijn de poriën van een vergadering en voorkomen eindeloos geklets.’