Door Wilbert van Vree
Tijdens een lunchlezing bij een Rotaryclub nam een oudere heer het woord. “Toen ik directeur van een scheepsbouwerij was, moest ik vaak vergaderingen leiden waarvan de uitkomsten heel belangrijk waren voor het bedrijf. Ik moest, oneerbiedig gezegd, iets door zien te drukken en had dan weinig oog voor de deelnemers. Vaak kwamen die dan aan het eind of na afloop nog met allerlei bezwaren op de proppen. Daarom ben ik een collega gaan meenemen, die mij met elleboogstootjes, trapjes onder de tafel of briefjes moest waarschuwen als ik bijvoorbeeld niet opmerkte dat een deelnemer iets wilde zeggen. Wat vindt u hiervan, meneer Van Vree?”
De man had een persoonlijke oplossing gevonden voor het complex van voorzittersproblemen die optreden in het spanningsveld tussen resultaat- en groepsgerichtheid. Die problemen doen zich vooral voor als de voorzitter tevens de manager of leider is van de groep die vergadert.
De verantwoordelijkheid voor het bereiken van een werkbaar resultaat en de zorg dat dit resultaat op efficiënte en prettige wijze wordt behaald, laten zich heel moeilijk combineren in een éénpersoonstaak. Resultaatgerichte activiteiten zoals initiatief nemen, informatie geven en concluderen staan vaak haaks op meer groepsgerichte activiteiten, zoals ruimte scheppen voor anderen en spelregels voor spreekbeurten en spreektijden opstellen en bewaken.
Als een voorzitter zich sterk op het groepsproces richt, is de kans groot dat het resultaat waar-op hij hoopt niet (snel) bereikt wordt. Richt hij zich meer op het resultaat dan is de kans groot dat hij in een vicieuze circel terecht komt. Hoe meer de voorzitter denkt dat hij zelf aan het woord moet zijn en de besluitvorming moet sturen, des te meer zal hij de bijdrage van anderen zien als een aanval op zijn positie. Als hun inbreng niet wordt beloond, worden de deelnemers passief en betuigen hooguit instemming. Resultaat: de voorzitter moet alles alleen doen.
Alleen de allerbegaafste voorzitters weten deze valkuilen te vermijden. Wie geen grote voorzitterstalenten bezit, zal een andere oplossing voor het boven geschetste dilemma moeten vinden. Er zijn twee oplossingsrichtingen.
De eerste is de weg van de scheepsbouw-directeur: het uitbesteden van groepsgerichte taken en bevoegdheden aan anderen, zoals een gespreksleider of een tijd- of beurtbewaker.
De andere weg is het uitbesteden van inhoudelijke taken en beslissingsbevoegdheden aan de deelnemers, zodat men zich als voorzitter meer kan bezighouden met het groepsproces en zich inhoudelijk kan beperken tot het bewaken van de randvoorwaarden van het beleid.
©Vergaderkundig Bureau Van Vree.
Tel: 020-4120477